E-Rechnung, die einfach passiert
Beim Abschließen einer Rechnung entsteht automatisch das ZUGFeRD-PDF: menschenlesbar zum Drucken und als strukturierte XML für die Buchhaltung – nach EU-Norm EN 16931.
Die Pflicht-Fristen im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt:
- ab 1.1.2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
- ab 1.1.2028: alle Betriebe (Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgenommen)
- Übergangsweise dürfen Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter genutzt werden
Wer heute schon strukturierte E-Rechnungen schicken kann, ist auf der sicheren Seite – und beim Kunden einen Schritt voraus.
Was ArtifexPro automatisch macht
Beim Abschließen wird die Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML erzeugt und unveränderbar gespeichert (GoBD). Beides ist ein Dokument: dein Kunde sieht die normale Rechnung, Buchhaltungssysteme lesen die XML.
- Profil EN 16931 (Comfort) – konform mit ZUGFeRD 2.x / Factur-X
- Fortlaufende Nummern, unveränderbar nach Abschluss
- Storno-Rechnungen mit Original-Referenz
- Funktioniert auch für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Pflichtangaben-Check inklusive
Fehlt eine Pflichtangabe – etwa die vollständige Anschrift des Kunden oder die eigene Steuernummer – zeigt die App den Punkt konkret an und sperrt das Abschließen. So kommt keine fehlerhafte E-Rechnung heraus.
Rechnung senden, wie der Kunde will
Das ZUGFeRD-PDF wird über das eigene Postfach per E-Mail gesendet (Antworten landen bei dir) oder heruntergeladen. Ausgedruckt bleibt es eine normale Rechnung – nichts doppelt pflegen.
Häufige Fragen
Muss ich ab 2028 E-Rechnungen ausstellen?
Wenn du Regelunternehmer bist und B2B-Rechnungen im Inland schreibst: ja (Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG). Ab 2027 gilt die Pflicht schon für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz. ArtifexPro stellt das Format automatisch aus.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beides erfüllt die EU-Norm EN 16931. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – ideal für Handwerksbetriebe, weil es für Menschen lesbar bleibt. XRechnung ist reine XML und vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet (kommt als nächster Schritt).
Können Empfänger ohne spezielle Software lesen?
Ja. Das ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale Rechnung und lässt sich öffnen, drucken und ablegen. Zusätzlich können Buchhaltungssysteme die strukturierte XML automatisch einlesen.
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Die App listet die fehlenden Punkte auf und blockiert das Abschließen, bis sie ergänzt sind. Bereits ausgegebene Rechnungen bleiben unverändert (GoBD), Korrekturen laufen über eine Storno-Rechnung.
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E-Rechnung ohne Umstellung
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