E-Rechnung 2028: jetzt vorbereiten, später sparen
Die Pflicht zum Ausstellen strukturierter E-Rechnungen kommt gestaffelt: ab 2027 für große Betriebe, ab 2028 für alle. Wer sich früh darum kümmert, hat keinen Stress – und weniger Kosten.
Die Fristen, klar sortiert
- Seit 1.1.2025: E-Rechnungen empfangen können – alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer
- Ab 1.1.2027: Ausstellen Pflicht für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz
- Ab 1.1.2028: Ausstellen Pflicht für alle (Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG)
- Bis dahin: Papier/PDF nur noch mit Zustimmung des Empfängers
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per Mail. Sie muss in einem strukturierten Format versendet werden, das automatisch gelesen werden kann – in Deutschland ist das die EU-Norm EN 16931 (ZUGFeRD oder XRechnung).
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: für Menschen lesbar, für Buchhaltung auswertbar. Genau das erzeugt ArtifexPro beim Abschließen automatisch.
Checkliste: in einem Nachmittag vorbereitet
- Software prüfen: Kann sie E-Rechnungen im EN-16931-Format erstellen und archivieren?
- Stammdaten vervollständigen: eigene Steuernummer/USt-IdNr., vollständige Kundenanschriften
- Empfang organisieren: E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen, Ablage je Jahr
- Archivierung klären: strukturierte Rechnungen GoBD-konform und unveränderbar aufbewahren
- Kunden informieren: kurz mitteilen, dass Rechnungen künftig als E-Rechnung kommen
Was das für die Buchhaltung bedeutet
Die Buchhaltung wird schneller, weil Positionen automatisch eingelesen werden. Wichtig bleibt die revisionssichere Ablage – in ArtifexPro sind ausgegebene Rechnungen unveränderbar gespeichert, mit Nummer, Datum und PDF.
Häufige Fehler vermeiden
- Steuernummer nur im Textfeld statt strukturiert – reicht nicht
- PDF ohne eingebettete XML verschicken und E-Rechnung nennen
- Kundenanschrift unvollständig (PLZ/Ort fehlen)
- Empfangspostfach nicht überwacht – Fristen laufen unbemerkt
Häufige Fragen
Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?
Ausstellen musst du keine E-Rechnung. Empfangen können musst du sie aber seit 2025 – dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Reicht XRechnung oder brauche ich ZUGFeRD?
Beides erfüllt EN 16931. ZUGFeRD ist für Handwerksbetriebe praktischer, weil das PDF für Menschen lesbar bleibt. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufiger XRechnung.
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden?
B2C-Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Du kannst weiter wie gewohnt abrechnen.
Weiterlesen
Bereit für die E-Rechnung?
30 Tage kostenlos testen – die erste ZUGFeRD-Rechnung entsteht automatisch.